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La preparación de las condiciones de los tenders facilita la relación y la elaboración de ofertas ajustadas al servicio requerido.

Las relaciones contractuales que se establecen entre un cliente y sus proveedores de transporte suelen ser objeto de controversia, fruto de las diferentes visiones y lógicos intereses que tienen cada una de las partes.

En todo este proceso de contratación complejo y en el que la confianza juega un papel determinante es esencial contar con un departamento de compras que tenga un profundo conocimiento del mercado de transporte, tal y como ha quedado demostrado en el último Aeutransmer Meeting Point.

En la subasta, que suele dividerse en tres fases (preparación, ejecución y resultado final) y que se desarrolla en un peródo de entre cuatro y cinco semanas, lo ideal sería construir compromisos basados en la transparencia y el rigor, que son los pilares del éxito en cualquier tender.

La importancia del trabajo previo

Sin embargo, el éxito de un tender también reside en gran medida en los pasos previos para definir las necesidades de la cadena logística que se va a cubrir, con una determinación lo más exacta posible de rutas, volumen, expediciones o aprovisionamiento, el establecimiento de los criterios de selección, centrada en disponibilidad, capacidad para el volumen asignado, calidad en servicio y requisitos medioambientales, en su caso, así como de la fase de preselección de proveedores.

En una primera ronda, los participantes aprobados en la preselección son invitados a que hagan sus ofertas a través de la plataforma, para después pasar a analizar las ofertas enviar información con respecto a la tarifa objetivo que servirá de referencia para una segunda ronda.

Durante los últimos años, los tenders han evolucionado a pasos agigantados, de tal modo que si hace unos años los dirigían departamentos de compras generales que no conocían el servicio, ni la gestión logística o los costes de transporte, ahora prima el servicio ajustado a los criterios establecidos por la empresa cargadora, pero sin perder de vista los costes.

En este sentido, los tenders que arrojan mejores resultados son aquellos que se basan en relaciones a largo plazo que permiten optimizar el servicio con el fin de aportar valor añadido, sin fragmentar la oferta adjudicando a un elevado número de transportistas un determinado volumen, lo que impide que se generen economías de escala y genera falta de compromiso.