¿Cómo deberían actuar los responsables de los departamentos de compras ante situaciones como la que estamos viviendo y cómo deben prepararse para el futuro?

En primer lugar, garantizar la salud y la seguridad de los empleados es lo más importante. Pero a largo plazo, mantener el flujo de caja, controlar el gasto y mitigar los riesgos en la cadena de suministro es esencial para proteger a los trabajadores y continuar con la actividad. Todos estos factores serán cruciales para mantener el Ebitda.

A corto plazo, será necesario controlar el gasto y los procesos de aprobación, que deben adaptarse a las condiciones del mercado. Esto implica que ciertas categorías de gastos no esenciales deben bloquearse. Hay que ser claro y explícito en los procedimientos, por ejemplo, a través de una “Guía para comprar durante la crisis”, que debe ser reconocida por el departamento de compras.

Sería recomendable crear un código de actividad, como Covid-19, tal y como hizo la Universidad de Dayton, a cualquier gasto adicional en respuesta a esta situación, ya que pueden existir fondos o ayudas disponibles para un posible reembolso.

Una vez implementado lo anterior, deberemos comunicar “la nueva realidad” a los proveedores para que puedan responder en consecuencia. Las soluciones de compras y aprovisionamiento serán un elemento clave para llevar a cabo una gestión eficaz del gasto y un control estricto de los costes.

Igualmente, deberemos poner en marcha iniciativas de ahorro locales y globales para mantener el flujo de caja. Para ello se sugiere crear un equipo de proyecto multidisciplinar con personas de diferentes departamentos que realice un seguimiento de las iniciativas de ahorro y actualice semanalmente el gasto para su análisis.

Gestión de riesgos

Por otra parte, hacer una revisión de los Indicadores Clave de Rendimiento, KPIs, para realizar un seguimiento de las nuevas medidas. Y no olvidar hacer análisis ‘ad hoc’ para identificar nuevas oportunidades de ahorro. Para poder llevar a cabo todas estas acciones lo mejor es tener una solución de software. Tratar de gestionar todo esto mediante correos electrónicos y hojas de cálculo, ya de por sí difícil en una situación normal, se convierte en misión imposible en una crisis.

Muchas veces hemos insistido en la gestión de riesgos en la cadena de suministro para asegurar la capacidad de los proveedores. Esto pasa necesariamente por realizar evaluaciones detalladas del riesgo de los proveedores. De hecho, según la encuesta internacional Global Capital Confidence Barometer realizada por EY en febrero y marzo, el parón de la actividad ha hecho que más de la mitad de los encuestados esté dando pasos para cambiar su cadena de suministro.

Contar con un solo proveedor para aquellos bienes que son estratégicos es extremadamente peligroso

El precio y la gestión de múltiples proveedores van de la mano en una crisis. Por ello es clave renegociar precios rápidamente. Contar con un solo proveedor para aquellos bienes que son estratégicos es extremadamente peligroso, por lo que se debe negociar para asegurar mejores términos y, al mismo tiempo, identificar y calificar a nuevos proveedores. Para afrontar con éxito esta misión, recurrir a herramientas de software vuelve a ser esencial.

Evitar riesgos implica también identificar a proveedores estratégicos que pudiesen tener algún problema en esta situación. Si alguno de ellos está teniendo dificultades, tenemos que estar preparados para apoyarlos económicamente y así garantizar la continuidad de nuestro propio negocio.

A medio plazo, es importante revisar los contratos para minimizar el riesgo. Por ejemplo, releer las cláusulas de fuerza mayor, los tiempos de recuperación, etc., y renegociar si es necesario. Aquí la inteligencia artificial se puede convertir en una herramienta muy útil de ayuda.

En situaciones de crisis, como se ha demostrado –y siempre, en realidad-, la automatización de procesos en las tareas administrativas es clave para hacer frente a cargas de trabajo. Un contexto adverso puede convertirse en la oportunidad idónea para automatizar los procesos de compras, vigilar de cerca las interrupciones en las cadenas de suministro e implementar herramientas para la entrega a tiempo.

Plan de recuperación 

Ya podemos crear un plan para la recuperación, analizando cuáles de las cadenas de suministro se recuperarán más rápido y a cuáles les llevará más tiempo. Podremos preparar estrategias para la recuperación y estar listos para implementarlas sistemáticamente a medida que el negocio vuelve a la normalidad.

A largo plazo, deberemos contar con una gestión integral de proveedores para estar preparados para el próximo reto. Esto implica recopilar y estudiar los datos de los proveedores, tanto internos como externos. Comprender cómo se conectan, integran e implementan entre ellos ayuda a tener una visión más clara sobre los proveedores.

En situaciones de crisis, la automatización de procesos en las tareas administrativas es clave para hacer frente a cargas de trabajo

Es preferible promover una gestión proactiva del riesgo, es decir, revisar cómo hemos actuado frente a la situación actual y lo que se podría haber hecho de manera diferente con una planificación anticipada.

Prepararse incluye también comunicar las mejores prácticas dentro de la empresa, identificando dónde se necesitarán más recursos para hacer frente a situaciones similares. Para ello tendremos que desarrollar planes de emergencia o contingencia que permitan la continuidad, o integrar fuentes de datos internas y externas para obtener una mayor visibilidad de la cadena de suministro.

En conclusión, ser proactivos y sistemáticos de cara al futuro nos ayudará a obtener una imagen detallada de los riesgos más probables y su impacto.