Pensamos que la mejor manera de obtener información completa sobre la conformidad legal de facturación en las organizaciones más grandes es organizar una encuesta y simplemente preguntarles sobre los problemas que encuentran a diario y sus planes para el futuro. Con nuestro socio Sharedserviceslink hablamos con profesionales de P2P y finanzas que trabajan para las empresas de todo el mundo en las industrias de salud, finanzas, venta minorista, alimentos, moda, transporte y banca. El 80% de los encuestados representaba a empresas bastante grandes, con un volumen de anual superior a las 100 000 facturas. En lo que respecta a la ubicación, el 58% de las organizaciones se encuentran en Europa y el 31% en América del Norte.
La variedad de industrias, ubicaciones geográficas y cantidad de facturas procesadas nos brindaron una visión de calidad y una mejor comprensión de los mayores desafíos en las áreas de procesos de facturación, contenido, archivo y protección de datos confidenciales. Al mismo tiempo, hemos aprendido que la automatización P2P realmente puede ayudar a mejorar el cumplimiento legal de las facturas.
Conformidad legal
Antes de comenzar a analizar la encuesta, debemos presentar la información más importante sobre la facturación electrónica. La factura electrónica es la alternativa moderna para la documentación en papel. En lugar de acumular facturas en innumerables carpetas, es mucho más fácil manejarlas y archivarlas en plataformas digitales. La facturación electrónica ahorra tiempo, dinero y reduce los errores humanos.
La facturación electrónica mundial se ha implementado en dos modelos diferentes. El primero es el modelo de post-auditoría, presente en los Estados Unidos, Australia y la mayor parte de Europa. Los emisores de facturas envían sus documentos directamente a los destinatarios. El segundo grupo es el modelo de pre-autorización en Rusia, América del Sur y Turquía. Los archivos no pueden enviarse directamente al destinatario, sino que deben ser verificados y autorizados por el ministerio correspondiente, que varía según el país. La encuesta mostró que ambos modelos legales luchan con problemas similares.
Además, debemos recordar la importancia de la seguridad de datos. Todos los datos deben almacenarse y archivarse de forma segura con la posibilidad de recuperar rápidamente la información. Además de eso, el nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR) entrará en vigor el 25 de mayo de 2018 y las empresas que recopilan y procesan datos personales de ciudadanos de la UE deben asegurar su cumplimiento con GDPR.
Los retos de la conformidad legal
Cuando se les preguntó acerca de los mayores desafíos de conformidad legal en facturación, más de la mitad de las compañías que participaron subrayaron garantizar el cumplimiento de impuestos / IVA (63%) y la integridad del contenido de las facturas (54%).
Principales retos sobre el cumplimiento normativo, en lo que se refiere a la facturación.
Vale la pena mencionar que el incumplimiento de las formalidades relacionadas con los impuestos o liquidaciones del IVA, o las liquidaciones incorrectas del IVA, puede generar costes adicionales para la empresa y crear un riesgo de responsabilidad para los responsables de las liquidaciones impositivas. Además, una de cada cinco empresas informó de muchos problemas con las reglas de archivo (22%) y la protección de datos confidenciales (21%). En el caso de una violación de seguridad, perder un archivo de datos cruciales (por ejemplo, información personal de los clientes) de una compañía puede resultar no solo en multas sino también en una pérdida grave de reputación y la confianza de los clientes.
Facturación multicanal
La mayoría de nuestros encuestados admitió que reciben la mayoría de sus facturas en formato de papel / escaneado (77%) o ingresado manualmente por correo electrónico / PDF (68%). Teniendo en cuenta el número de facturas (de 100 mil hasta 1,5 millones anuales), esto implica una enorme carga de trabajo para los empleados y aumenta significativamente la posibilidad de errores. La facturación manual hace que el cumplimiento sea mucho más difícil y, sin duda, deja margen para la mejora.
¿Cómo llegan las facturas a las organizaciones?
Cuando se le preguntó acerca de las mejoras futuras, la automatización P2P es la principal forma en que las empresas buscan actualizar sus procesos (65%) y estandarizar los procesos a nivel mundial (46%). La demanda de automatización P2P es tan alta, que el 88% de los encuestados declararon que están interesados en mejorar la automatización P2P, independientemente del nivel actual de procesos automatizados.
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