La gestión de los gastos relacionados con el viaje ha sido durante mucho tiempo un reto para el sector del transporte por carretera, puesto que a menudo implica pagos de bolsillo, reembolsos que llevan mucho tiempo y cuellos de botella administrativos. En este sentido, el acceso a las herramientas y la asistencia adecuadas puede marcar la diferencia.
Por ejemplo, Girteka ha implantado un nuevo sistema de pago digital, Payhawk, que transforma el modo en que los conductores gestionan los gastos relacionados con el trabajo. La solución proporciona tarjetas virtuales y físicas, activadas específicamente para la duración de cada viaje, que permiten a los conductores cubrir fácilmente todos los gastos preaprobados, como aparcamiento, estancias en hoteles, algunos peajes de carretera, estaciones de lavado, mantenimiento menor del vehículo y gastos imprevistos.
Cada transacción se registra a través de una aplicación móvil, donde los recibos se cargan al instante y son revisados por los gestores en tiempo real. En caso de gastos más importantes o imprevistos, los conductores pueden solicitar un aumento del límite directamente a través de la aplicación, que puede aprobarse en cuestión de minutos.
Este proceso estructurado aumenta la seguridad para los conductores, garantizando que todos los gastos están preaprobados o supervisados, y evita el uso indebido. Se establecen límites por viaje y las aprobaciones están vinculadas a la cantidad solicitada, lo que refuerza la responsabilidad sin retrasar las operaciones.
Por otro lado, el nuevo sistema reduce los gastos administrativos de los equipos de operaciones, recursos humanos y contabilidad, al eliminar los reembolsos manuales y los flujos de trabajo basados en papel. Con los gastos visibles en línea en tiempo real, la supervisión financiera es más estricta y los tiempos de respuesta son más rápidos, lo que permite una mejor planificación y una toma de decisiones basada en datos, que pueden analizarse ahora para optimizar las rutas, las previsiones presupuestarias y las ofertas de servicios.
El nuevo sistema de pago y su uso aumentan semanalmente, con más de 500 conductores que ya utilizan Payhawk. Para junio, se espera que más de la mitad de todos los conductores, lo que equivale a unos 6.000, confíen diariamente en la solución de pago digital a medida que el sistema se integre plenamente en el modelo operativo de la empresa.