El año 2025 ha sido especialmente desafiante para el sector del transporte en cuestión de costes operativos, que continúan presionando los márgenes de muchas empresas, en un momento en el que también necesitan contratar más conductores y seguir invirtiendo en la renovación de flotas.
En este contexto, cobra aún más relevancia la importancia de la digitalización para mantener las operaciones bajo control, pues el uso de ciertas herramientas puede ayudar a los transportistas a ahorrar costes, seleccionar las rutas más cortas o económicas, y favorecer un estilo de conducción más eficiente.
Los transportistas que invierten en la transformación digital pueden tomar decisiones más rápidas y generar ahorros cuantificables en combustible y costes operativos. Además, la automatización y el análisis de datos contribuyen a la prestación de servicios más inteligentes y transparentes, especialmente en operaciones transfronterizas y de larga distancia.
Así, si bien es cierto que en los últimos años, la digitalización está ganando peso en la planificación estratégica, aunque los niveles varían según la región y el tamaño de la empresa. Por ejemplo, la presión para digitalizar los procesos es mayor en algunos países y apenas está comenzando en otros.
Objetivo: lograr la máxima eficiencia
El primer paso en el camino a la digitalización suele ser aplicar las nuevas soluciones para la planificación de rutas, la integración telemática y un procesamiento más rápido de los documentos.
El objetivo es reducir los viajes en vacío, mejorar la gestión de los conductores y eliminar el trabajo manual, además de obtener una visión general más clara que permita a los equipos de tráfico a tomar decisiones más seguras y ágiles.
Los transportistas que invierten en herramientas digitales pueden tomar decisiones más rápidas y generar ahorros cuantificables, además de mejorar la transparencia en el servicio”.
Respecto al mantenimiento, la tecnología cumple también un papel fundamental, permitiendo ahora a las empresas realizar mantenimientos predictivos y diagnósticos que pueden reducir el tiempo de inactividad del vehículo.
Sus aplicaciones son múltiples y dependen de las necesidades operativas de cada empresa. En el ámbito de los aparcamientos, por ejemplo, las nuevas herramientas digitales permiten a los transportistas reservar plazas con antelación, reduciendo el tiempo de búsqueda y optimizando la planificación del viaje.
En otras ocasiones, pueden ayudar a las empresas a evaluar diferentes parámetros de conducción, otorgando puntuaciones de rendimiento que se utilizan luego para dar indicaciones personalizadas a los conductores y obtener mejoras medibles.
Interconexión de sistemas
Cada empresa de transporte aborda la digitalización de forma ligeramente diferente, pero el interés común es conseguir la máxima eficiencia en los procesos de carga, transporte y descarga.
En cualquier caso, para seguir avanzando en el ámbito de la digitalización, es muy importante contar con sistemas y programas informáticos que intercambien la información automáticamente entre sí, como la correspondiente a los sistemas ERP, bases de datos, albaranes de entrega y facturas, o la propia telemática de los vehículos.
Algunas empresas ya cuentan con softwares de gestión del transporte que integran todas las actividades clave y que permiten transferir datos entre el cargador, el departamento de control y los clientes, reduciendo así la tasa de errores y simplificando la facturación y el procesamiento de pagos.
Un ejemplo de las ventajas que supone lo podemos encontrar, por ejemplo, en la conexión automática entre las tarjetas de combustible, los sistemas de peaje y la contabilidad, algo que puede ahorrar muchas horas de trabajo manual cada mes a una compañía.
El próximo reto a nivel digital, en el que ya están trabajando muchas empresas del sector, es la introducción del documento electrónico de control y el eCMR, con el fin de promover un intercambio fluido, seguro y sin papel de la información.
Ambos transformarán la operativa del transporte en España y Europa, impulsando al sector a subir un nuevo escalón en su proceso de digitalización.
La irrupción de la Inteligencia Artificial
Respecto al uso de la Inteligencia Artificial, cada vez más presente en todos los ámbitos, una vez que los datos están en un solo lugar, es cuando tiene más sentido utilizar herramientas de este tipo.
Si bien su implantación requiere de una cierta inversión y adaptación por parte de las empresas, los beneficios son indiscutibles, tanto en lo que se refiere a la reducción de costes como a la mejora de la toma de decisiones.
Por ejemplo, la Inteligencia Artificial permite extraer automáticamente datos de facturas y documentos para después clasificarlos y procesarlos, generar contenidos para la comunicación con los clientes y crear documentos para la gestión.
Esta tecnología también resulta clave en el intercambio automático de datos, pues ayuda a aumentar la eficiencia y la precisión en la transferencia de pedidos, datos de envío, ubicaciones de vehículos, facturación y métricas.
Las empresas pueden además ofrecer ahora a sus clientes informes más detallados, rápidos y sofisticados sobre cómo se ha entregado unpedido, cuánto ha costado y cuál ha sido su huella ecológica.
El caso español
En el caso de España, el uso de herramientas inteligentes será esencial para mantener la competitividad en un mercado donde el precio por sí solo ya no es suficiente.
Sólo un 10% de las empresas de transporte tienen integrada su telemática con el CRM, y solamente el 8% con sistemas de TMS”.
A modo de ejemplo de la incorporación de nuevas herramientas tecnológicas, la empresa de transporte por carretera Barquín y Otxoa, con una flota de 257 vehículos, utiliza sensorización en los vehículos de la flota para controlar en tiempo real el consumo de combustible, así como el tiempo que los conductores pasan al volante, su disponibilidad, la temperatura de la carga y las aperturas de puertas.
Además, mantienen una política de modernización activa y han implantado un ERP para integrar todos los departamentos de la compañía y reducir el uso del papel, que también incluirá una nueva aplicación para mejorar la comunicación con los conductores.
Con esta solución, las órdenes de carga se pueden enviar directamente a los conductores, mientras que otras cuestiones del viaje y los albaranes se registran y digitalizan en tiempo real.
No se trata de una herramienta basada en inteligencia artificial, pero sí representa un paso firme hacia la automatización de procesos y la eficiencia documental.
Otro ejemplo puede ser Ibertinsa, con una flota de 160 semirremolques y 130 tractoras, consideran que la tecnología es esencial para alcanzar el nivel de calidad de servicio requerido. Actualmente, están dando nuevos pasos en el área de monitorización de flotas, que les permite evaluar el comportamiento al volante y detectar problemas técnicos con antelación, así como en la gestión de documentación electrónica.
También están inmersos en un proyecto de implantación del e-CMR que le proporcionará múltiples beneficios operativos, y avanzando poco a poco en el uso de herramientas de ayuda para la toma de decisiones y gestión de datos para mejorar la productividad.
Es importante explicar a los conductores cómo se va a garantizar su privacidad con la instalación de ciertas soluciones digitales y cómo la tecnología puede facilitarles su trabajo diario”.
Por su parte, en Gexa Truck, con una flota de 105 vehículos, están apostando por la digitalización para los procesos documentales, asegurándose de que la información fluya lo más rápido posible entre los conductores, la oficina y los clientes. También quieren sustituir así los procesos repetitivos y manuales, haciendo que la operativa resulte más eficiente y rentable.
Por otro lado, la empresa analiza los datos de los camiones mes a mes para incentivar a los conductores por su conducción eficiente y ofrecerles recompensas económicas, lo quecontribuye no solamente al ahorro de combustible, sino al fomento de una cultura de conducción responsable.
Su visión de la tecnología es que es necesario adoptar todo aquello que aporte valor real a la operativa, pero teniendo siempre en cuenta la rentabilidad del sector.
Por otra parte, la IA generativa aún no ha irrumpido en el día a día de las empresas de transporte en España, si bien ya hay algunas que están dando pasos en esta dirección.
Retos de la digitalización de flotas
Desde Webfleet, han analizado también en 2025 las principales tendencias en la digitalización de las flotas de transporte, llegando a la conclusión de que el 91%, según la muestra tomada como referencia, dispone de alguna solución telemática para la gestión de sus vehículos. Sin embargo, solo un 10% tiene integrado su sistema telemático con su sistema de CRM, y solamente el 8% con los sistemas TMS.
En cuanto a los terminales para el conductor, que permiten una comunicación fluida y sin distracciones con la oficina, el 61% de las empresas con flotas facilita un móvil o tableta a sus conductores, un 15% les proporciona navegadores profesionales, y un 22% les ofrece aplicaciones empresariales para realizar tareas como el registro de kilometraje o las inspecciones de los vehículos de forma automatizada.
Entre los beneficios de utilizar sistemas telemáticos de gestión de flotas, un 23% destaca un mejor control de los vehículos, un 19% la mayor eficiencia en la planificación de rutas, y un 18% la reducción de costes operativos.
Otras ventajas señaladas son la mejora en la seguridad de los conductores y los vehículos y la reducción de los tiempos administrativos.
Respecto a los retos a los que se enfrentran las empresas a la hora de digitalizar sus flotas, el 30% señala la resistencia al cambio por parte de los conductores, seguido por el desconocimiento sobre la tecnología existente o las buenas prácticas, que menciona el 26%, o el proceso de implantación o integración entre diferentes sistemas, que considera problemático el 25%. En su caso, un 17% cita el coste como uno de los retos principales.
En el caso de los conductores, desde Webfleet explican que a veces, son críticos con lassoluciones que implican determinar la posición de los vehículos, sobre todo cuando se monitoriza y analiza su actividad al volante. Por eso, es importante explicarles cómo se va a garantizar su privacidad y cómo la tecnología puede facilitarles su trabajo diario.
En definitiva, aunque existe margen de mejora, la digitalización de flotas en España continúa avanzando, contribuyendo a mejorar la seguridad, el mantenimiento de los vehículos, la eficiencia operativa y la sostenibilidad.
