La utilización de hojas de cálculo para organizar la actividad de una flota puede parecer una alternativa económica, pero los procesos manuales asociados a este sistema generan costes que normalmente no aparecen identificados en las cuentas de la empresa.
Según un análisis elaborado por Nexport, el problema no reside en Excel como herramienta de cálculo, sino en emplearlo para coordinar en tiempo real pedidos, vehículos, conductores, rutas, incidencias y documentos.
La compañía estima que el 68% de las empresas españolas de transporte por carretera que disponen de entre cinco y 40 vehículos todavía organiza parte de su operativa mediante hojas de cálculo, aplicaciones de mensajería y llamadas telefónicas.
La gestión manual de pedidos, rutas e incidencias puede generar sobrecostes administrativos, errores operativos y un aumento de los kilómetros en vacío.
Este modelo puede resultar suficiente para actividades sencillas o con un volumen limitado de servicios. Sin embargo, a medida que aumenta el número de vehículos, pedidos y modificaciones, también crecen las tareas repetitivas y las posibilidades de que la información quede desactualizada.
Los costes ocultos en cuatro puntos
- Tiempo administrativo: la introducción manual de pedidos, rutas, kilómetros e incidencias puede consumir entre dos y tres horas diarias en una flota de 15 vehículos.
- Errores operativos: una dirección incorrecta, una asignación duplicada o un pedido sin tramitar puede costar entre 80 y 200 euros.
- Kilómetros improductivos: la falta de información en tiempo real dificulta asignar cada servicio al vehículo mejor situado.
- Decisiones sin datos: desconocer el coste por kilómetro, la rentabilidad de las rutas o el consumo de cada vehículo limita la capacidad de gestión.
Hasta tres horas diarias en tareas manuales
El primer coste señalado por Nexport corresponde al tiempo administrativo que no puede facturarse directamente al cliente. Preparar las rutas de la jornada siguiente, trasladar al Excel los pedidos recibidos por correo electrónico, actualizar los kilómetros realizados o responder a las consultas de los conductores son tareas necesarias, pero no aportan por sí mismas nuevos ingresos.
En una flota de 15 vehículos, la empresa calcula que una persona encargada de la planificación puede dedicar entre dos y tres horas diarias a introducir o trasladar datos manualmente. Nexport valora esta carga administrativa en torno a 1.200 euros mensuales, aunque la cifra real dependerá de los costes laborales, el número de servicios y el nivel de complejidad de cada operación.
La automatización no elimina la necesidad de supervisar la actividad, pero permite que los datos de pedidos, rutas y entregas se registren una sola vez y queden disponibles para los distintos departamentos.
El coste de un dato incorrecto
Las hojas de cálculo tampoco suelen generar alertas automáticas cuando un conductor aparece asignado a dos rutas, falta un pedido o una dirección ha sido copiada de manera incorrecta. En estos casos, el error puede detectarse cuando el vehículo ya está circulando, el destinatario reclama la entrega o el servicio ha incumplido su horario previsto.
Nexport calcula que cada incidencia de asignación o planificación puede ocasionar un coste de entre 80 y 200 euros, sumando el tiempo necesario para resolverla, el combustible adicional y las posibles compensaciones al cliente. Con una frecuencia de entre dos y cuatro errores semanales y un coste medio de 120 euros, el impacto mensual se situaría entre 960 y 1.920 euros, de acuerdo con sus estimaciones.
Más allá de los costes, estas incidencias pueden afectar a la calidad del servicio, la relación con el cargador y la capacidad de renovar contratos.
Menos visibilidad, más kilómetros en vacío
Otro de los problemas aparece cuando el planificador conoce la ruta prevista, pero no la posición y disponibilidad reales de los vehículos en cada momento. Ante un pedido urgente, esta falta de información puede llevar a asignar el servicio al camión registrado en la hoja de cálculo, aunque otro vehículo se encuentre más próximo al punto de carga.
El resultado es un incremento de los kilómetros sin mercancía, el consumo de combustible y las horas de conducción improductivas. Además, la decisión puede alterar el resto de la planificación diaria.
Una asignación inteligente podría recuperar entre el 10% y el 15% de determinados recorridos, si bien el ahorro dependerá de las rutas, el tipo de transporte y el porcentaje de kilómetros en vacío que registre cada empresa. Además, la geolocalización y la actualización automática permiten comparar la posición del vehículo, su capacidad disponible, los tiempos de conducción y la proximidad al siguiente servicio antes de efectuar una asignación.
Decisiones sin conocer la rentabilidad
El cuarto coste resulta más difícil de cuantificar porque procede de las decisiones adoptadas sin disponer de indicadores fiables y actualizados. Conocer el coste real por kilómetro, identificar una ruta deficitaria, comparar el consumo de los vehículos o determinar qué cliente genera más incidencias exige cruzar información operativa y económica.
Aunque estos cálculos pueden realizarse con una hoja de cálculo, requieren tiempo, disciplina en la introducción de datos y una estructura común que evite versiones diferentes de un mismo archivo.
Es recomendable una transición gradual comparando los resultados con un TMS antes de decidir la digitalización de la flota.
Si esa información no se prepara regularmente, las decisiones sobre precios, renovación de contratos, compra de vehículos o reorganización de rutas pueden basarse en promedios generales o en la experiencia del gestor, sin detectar desviaciones concretas de rentabilidad.
Sobrecostes de hasta 2.600 euros mensuales
Para una flota tipo de 12 vehículos y dos personas dedicadas a la planificación, Nexport sitúa en torno a 2.600 euros mensuales el coste conjunto del tiempo administrativo, los errores y los kilómetros improductivos. Frente a esta cifra, un sistema de gestión de transporte (TMS) para una flota de estas características puede costar entre 150 y 400 euros al mes, dependiendo de sus funciones.
Estas estimaciones deben adaptarse a cada caso. Para conocer el impacto real, la empresa debería contabilizar durante varias semanas las horas empleadas en introducir información, las incidencias de planificación, los kilómetros en vacío y el coste de corregir los errores.
La comparación permitirá determinar si el ahorro potencial compensa la inversión en un TMS, siglas inglesas de Transport Management System o sistema de gestión del transporte.
Qué aporta un TMS frente a una hoja de cálculo
Un TMS centraliza en una misma plataforma los pedidos, vehículos, conductores, rutas, documentos e incidencias, además de facilitar el seguimiento de la operativa. La principal diferencia con Excel no es únicamente la capacidad de almacenar información, sino la posibilidad de actualizarla automáticamente, compartirla en tiempo real y generar avisos ante determinadas situaciones.
Es conveniente que la transición se realice de manera gradual. El primer paso consiste en digitalizar la entrada de pedidos para evitar su copia manual desde correos electrónicos o mensajes. A continuación, puede incorporarse el seguimiento de los vehículos mediante el teléfono del conductor o dispositivos instalados a bordo y, finalmente, probar herramientas de planificación asistida.
La empresa de transporte puede comparar durante un periodo determinado ambos procedimientos, utilizando indicadores como las horas administrativas, los kilómetros realizados, el consumo, las entregas fuera de plazo y el número de incidencias.
De esta forma, la decisión de abandonar o mantener las hojas de cálculo no dependerá de una impresión general, sino de una evaluación basada en los costes y las necesidades reales de la flota.
