Tras la Ley de Movilidad Sostenible, una Resolución de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril recoge desde este pasado mes de junio las características que deben reunir los sistemas y los documentos electrónicos de control administrativo exigidos en los transportes por carretera.
La primera norma, la Ley de Movilidad Sostenible, en su disposición transitoria octava aborda la digitalización del documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera y hoja de ruta exigible para la realización de transporte público de personas por carretera.
En particular, este punto indica que el documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de esta ley, es decir desde el 5 de octubre.
El DeCA es obligatorio desde el 5 de octubre de 2026, sin período de adaptación ni exención de sanciones.
A su vez, la resolución de junio de este mismo año, establece las características que han de reunir los documentos electrónicos de control administrativo y los sistemas informáticos necesarios que los generen, en aras de facilitar su implementación por parte de los diferentes operadores económicos involucrados.
La norma ha eliminado la necesidad de registro previo del dominio donde se almacenan los DeCA y también se indica cómo se deben modificar los datos incluidos en el DeCA durante la realización el servicio, en caso de que sea necesario, la forma de agrupar servicios y lo que debe portar el conductor.
Peculiaridades del transporte de mercancías
Con esta regulación también se definen algunas peculiaridades que presenta el transporte de mercancías. En concreto, Transportes confirma que la firma electrónica de los documentos de control administrativo no es obligatoria, salvo en aquellos casos en que se firmen para usos con finalidad contractual y que quedan regulados en esta Resolución.
Así pues, la norma regula las características de las aplicaciones informáticas utilizadas para la gestión de los documentos electrónicos de control administrativo, de los documentos electrónicos de control administrativo, de la dirección web de los documentos eletrónicos, de las firmas en caso de inclusión en los documentos electrónicos de control administrativo, de la modificación de los datos incluidos en el documento electrónico durante la realización el servicio, de la agrupación de varios servicios en los documentos electrónicos de control administrativo y de la copia para el conductor del documento.
Cargadores y transportistas deben garantizar la generación, disponibilidad y conservación del documento electrónico.
Así mismo, se articula la posibilidad de utilización de formatos relativos a otros documentos de transporte de mercancías como documento electrónico de control administrativo.
En concreto, los documentos electrónicos de control administrativo exigidos tendrán formato PDF con un tamaño no superior a 5 MB. La fecha y hora de creación y la fecha y hora de modificación constarán como metadatos del fichero PDF. Este fichero incorporará un código QR con la dirección web única y específica de cada documento concreto.
Además, no serán válidos ficheros electrónicos obtenidos a partir del escaneo de un documento existente en papel o de imágenes digitalizadas. Tanto los cargadores contractuales y los transportistas efectivos en el caso de mercancías deberán conservar durante al menos un año los ficheros electrónicos generados.
Con más detalle, en el caso de transporte de mercancías, cargador contractual y transportista efectivo podrán tener su propio repositorio independiente para la conservación de los ficheros. En este sentido, si los ficheros electrónicos los generó uno de ellos, es suficiente con que el otro pueda descargar los ficheros durante un año.
Por lo que respecta a la firma electrónica del documento de control, la norma estipula que se utilizará como mínimo la firma electrónica avanzada definida en el Reglamento 910/2014 de identificación electrónica y servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.
Así mismo, también serán válidas las firmas electrónicas cualificadas del Reglamento eIDAS.
Tras estos datos técnicos, se plantean algunas preguntas y respuestas:
¿Existe un período de prueba y sin sanciones para el documento electrónico de control?
El documento de control administrativo exigible en el transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de esa Ley de Movilidad Sostenible, es decir el 5 de octubre de 2026.
No está prevista en las normas ninguna fase adicional, más allá del 5 de octubre, donde no se sancione la obligación de digitalización.
¿Es obligatorio firmar el documento electrónico de control?
No es obligatorio firmar el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA). En el caso de mercancías, el cargador contractual y el transportista efectivo deben formalizar el documento, pero no se establecen requisitos de firmas para la validez del documento.
De forma voluntaria se pueden firmar con el sistema de firma electrónica avanzada. También serán válidas las firmas electrónicas cualificadas (en inglés QES: Qualified Electronic Signature) del Reglamento eIDAS.
Las firmas electrónicas avanzadas (AdES) no requieren de certificado digital, existiendo métodos válidos como el conocido como OTP (One Time Password) o la firma biométrica (que debe vincular de forma única los datos biométricos del trazo, velocidad, presión y aceleración; al firmante y al documento). Las firmas electrónicas cualificadas (QES) se realizan con certificado digital.
¿Dónde hay que subir los documentos electrónicos de control?
Cada empresa debe disponer de una aplicación donde se gestionen los datos del DeCA, bien de forma propia o bien contratar a un proveedor de servicios, y luego se transformen en signos de escritura legibles en un fichero PDF.
No hay que subir todos los DeCA a ninguna plataforma del Ministerio. Cuando se generan los ficheros PDF, deben estar disponibles en un repositorio para descarga por las autoridades ante un posible control en carretera.
¿Hay que certificar las aplicaciones del documento electrónico de control?
No hay que certificar las aplicaciones informáticas del DeCA. Sin duda, eso se debe a una confusión con las plataformas eFTI, que sí habrá que certificar en su momento, ya en 2027.
¿Quién está obligado a general el documento electrónico de control: cargador o transportista?
Tanto el cargador contractual y el transportista efectivo están obligados a la formalización del documento de control.
Los dos son también responsables de que el documento se lleve a bordo del vehículo, salvo que el cargador contractual pruebe que el documento fue emitido, en cuyo caso quedará eximido de responsabilidad.
¿Qué ocurre con el documento electrónico de control en la subcontratación del transporte?
El documento eletrónico no modifica el régimen anterior, por lo que las responsabilidades en este ámbito recaen en quien realiza materialmente el transporte, el último de la cadena de subcontratación, por tanto, y en quien contrata a este, es decir, transportista efectivo y cargador contractual.
¿Qué datos tiene que tener el documento electrónico de control?
- Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
- Lugar de origen y destino del envío objeto del transporte.
- Naturaleza y peso de la mercancía transportada. En los supuestos en que, por razón de las circunstancias en que se produzca la carga del vehículo, resulte de difícil determinación el peso exacto de la mercancía que se va a transportar, se buscará otro tipo de magnitud para determinar su peso.
- Identificación de la autorización especial de circulación expedida por el órgano competente en materia de tráfico, circulación y seguridad vial, cuando el vehículo haya de circular amparado por una de estas autorizaciones.
- Fecha de realización del transporte del envío de que se trate.
- Matrícula del vehículo utilizado en la realización del transporte. Cuando se trate de un conjunto articulado deberá hacerse constar tanto la matrícula del vehículo tractor como la del semirremolque o remolque arrastrado por este. Si iniciada la operación de transporte se produjera un cambio de vehículo, esta circunstancia deberá hacerse constar en la documentación de control por la empresa de transportes.
- Siempre que así lo soliciten los sujetos intervinientes se hará constar las observaciones, reservas, o cualquier otra indicación, que consideren útil
Los cuatro primeros apartados son responsabilidad del cargador contractual, mientras que los cuatro siguientes son responsabilidad del transportista efectivo.
¿Se pueden agrupar varios envíos en un único documento electrónico de control?
Sí, es posible agrupar en un mismo documento envíos en el caso de mercancías, por ejemplo, varias cargas o varias descargas, o servicios en el caso de viajeros.
En el caso de mercancías, deberán coincidir el cargador contractual y el transportista efectivo en todos los envíos, y los datos de cada envío deben estar perfectamente identificados. Además, el orden en el que aparezcan los envíos no implicará que sea una secuencia de ejecución de los envíos.
En el caso de viajeros, se podrán agrupar los servicios en la forma que se considere más conveniente pero siempre se identificarán claramente los datos correspondientes a cada servicio.
¿Es posible utilizar un CMR o cualquier otro documento legal como documento electrónico de control?
El documento de control administrativo será de libre edición, pudiendo ajustarse al modelo, formato y denominación que más convenga.
En este sentido, se admite la posibilidad de utilizar cualquier formato previsto para otros documentos de transporte, como pueden ser los definidos para cartas de porte, el documento de transporte según el Acuerdo sobre Transporte Internacional de Mercancías Peligrosas por Carretera (ADR), el Documento de Identificación (DI) en el traslado de residuos, el documento de transporte de los subproductos animales (SANDACH) según la normativa sanitaria europea o bien cualquier otro formato que sea utilizado para documentar un servicio de transporte.
Sin embargo, es importante diferenciar entre el formato de un documento de transporte, es decir, los campos y su disposición visual, del carácter legal del mismo. Es decir, en un transporte nacional se puede utilizar el formato del CMR si resulta más conveniente, pero eso no significa que se esté realizando el servicio bajo del convenio CMR, puesto que no es de aplicación a un transporte nacional.
En estos casos, se asegurará que, independientemente del formato utilizado, estén incluidos todos los datos definidos legalmente y especialmente la identificación de forma expresa y diferenciada las figuras de cargador contractual y transportista efectivo.
El caso de las mercancías peligrosas
Los transportes de mercancías peligrosas deben cumplir con dos obligaciones documentales diferentes:
- El documento de transporte de mercancías peligrosas establecido en el capítulo 5.4 del ADR.
- El documento de control administrativo establecido en la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre.
Son dos documentos diferentes, con diferente regulación y diferentes datos, y en el caso del segundo, según la disposición transitoria octava de la Ley de Movilidad Sostenible, es obligatorio que sea electrónico.
Por lo tanto, se pueden llevar dos documentos separados, teniendo en cuenta que el DeCA debe ser electrónico, o se pueden agrupar en un mismo documento.
En el caso de agrupar el documento de transporte de mercancías peligrosas ADR y el DeCA en un mismo documento hay que tener en cuenta que:
- Estén incluidos todos los datos definidos legalmente, incluyendo específicamente de forma expresa y diferenciada las figuras de cargador contractual y transportista efectivo.
- Debe ser un documento electrónico que cumpla los requisitos legales.
- No es necesario que el documento esté firmado.
¿Es obligatorio el documento electrónico de control para transporte internacional?
El documento electrónico de control se aplica a transporte nacional y cabotaje. En los transportes internacionales se emplearán los documentos de control establecidos en los convenios suscritos por España.
¿Es necesario el documento electrónico de control para transporte privado complementario?
El documento electrónico de control no se aplica a los transportes privados complementarios, que son aquellos que llevan a cabo empresas u otras entidades cuyo objeto no es transportar, pero el transporte es un complemento necesario o adecuado para el correcto desarrollo de su actividad principal.
Sin embargo, estos transportes privados complementarios deben llevar a bordo del vehículo documentación suficiente para acreditar las precisiones de la LOTT que indican que las mercancías pertenecen a la empresa, o son parte integrante de la actividad económica principal de la empresa mediante procesos de compra, venta, alquiler, producción, extracción, transformación o reparación, así como que tanto los vehículos como los conductores estén integrados en la organización de la empresa.
Multas por no llevar el documento electrónico de control
Se considera infracción muy grave el falseamiento de cualesquiera documentos contables, estadísticos o de control que la empresa se encuentre obligada a llevar o de los datos obrantes en los mismos.
Será infracción grave la carencia, falta de diligenciado o falta de datos esenciales de la documentación de control, estadística o contable cuya cumplimentación resulte obligatoria.
Incurrirán en esta infracción aquellas empresas que no velen debidamente porque los conductores dispongan en formato papel o electrónico de la documentación que resulte obligatoria en los controles en carretera.
Así mismo, serán constitutivas de dicha infracción la ocultación o falta de conservación de dicha documentación, así como su falta de comunicación a la Administración o la demora injustificada en dicha comunicación, incumpliendo lo que al efecto se determine reglamentariamente.
En idéntica infracción incurrirán aquellas empresas que carezcan del documento o sistema informático en que preceptivamente hayan de formularse las reclamaciones de los usuarios, que nieguen u obstaculicen su uso o que oculten su contenido o retrasen injustificadamente su comunicación a los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre que en cada caso resulten competentes.
Por otro lado, son infracción leves llevar a bordo los documentos relativos al vehículo que resulten obligatorios, poseyéndolos, cuando no deba reputarse infracción muy grave, o utilizar documentos de transporte o acompañamiento en los que no se haya hecho constar toda la información obligatoria, cuando no deba reputarse infracción grave o muy grave.
Las multas tienen una graduación y van desde los 401 euros a los 4.000 euros. l