Para muchas empresas de transporte y logística, la digitalización sigue considerándose un mero requisito normativo. En realidad, ofrece una oportunidad mucho mayor para reducir costes, mejorar la eficiencia y reforzar la competitividad.
El sector del transporte de mercancías en España se acerca a un hito importante con la introducción del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), que será obligatorio para las operaciones de transporte nacional de mercancías por carretera a partir del 05 de octubre de 2026. Aunque algunas empresas puedan responder simplemente sustituyendo los documentos en papel por archivos PDF o copias escaneadas, la verdadera digitalización va mucho más allá.
Digitalizar un documento cambia su formato. Digitalizar un proceso transforma todo el flujo de trabajo, permitiendo que la información sobre el transporte se cree, se comparta, se actualice y se almacene electrónicamente de principio a fin.
Los flujos de trabajo digitales aportan un valor cuantificable
Los procesos basados en papel requieren que los documentos se impriman, se intercambien, se archiven y se concilien manualmente, lo que aumenta la carga administrativa y el riesgo de errores. Un flujo de trabajo digital conectado crea una única fuente de información sobre el transporte que puede compartirse de forma segura a lo largo de toda la cadena de suministro.
Un flujo de trabajo digital conectado crea una única fuente de información sobre el transporte que puede compartirse de forma segura a lo largo de toda la cadena de suministro.
Los beneficios son cuantificables: las empresas pueden lograr un ahorro de hasta el 50 % en los costes de documentación de transporte al eliminar los costes de impresión, almacenamiento físico y archivo, al tiempo que aumentan la eficiencia en la gestión de documentos hasta en un 75 % gracias a los registros digitales centralizados y a una recuperación más rápida de los documentos.
Los flujos de trabajo digitales también reducen la introducción manual de datos, mejoran la precisión de los documentos, aceleran la facturación de semanas a horas y proporcionan una mayor visibilidad de las operaciones de transporte. Plataformas como TransFollow permiten a los expedidores, transportistas, conductores y clientes intercambiar de forma segura información sobre el transporte en tiempo real a través de un único entorno digital.
Prepararse para el futuro
Muchas organizaciones están utilizando la documentación digital como base para mejoras más amplias de los procesos. La carta de porte electrónica (eCMR) proporciona un marco legalmente reconocido para el intercambio electrónico de información de transporte tanto en operaciones nacionales como internacionales, conectando a todos los implicados en la cadena de transporte a través de herramientas digitales seguras e intuitivas.
El argumento comercial será aún más sólido a partir de julio de 2027, cuando el Reglamento eFTI de la UE exija a las autoridades de los Estados miembros que acepten la información sobre el transporte de mercancías presentada electrónicamente a través de plataformas certificadas. Aunque el eFTI no obliga a las empresas a digitalizar su documentación, respalda aún más la transición hacia operaciones de transporte conectadas e interoperables.
Las empresas que inviertan desde el principio dispondrán de más tiempo para integrar sistemas, incorporar a socios y optimizar procesos antes de que entren en vigor los plazos reglamentarios. Y lo que es más importante, estarán mejor posicionadas para reducir costes, mejorar la eficiencia operativa y ofrecer una mejor experiencia al cliente.
La digitalización no debe considerarse simplemente como una respuesta a la normativa. Para las organizaciones dispuestas a replantearse sus flujos de trabajo en materia de transporte, se trata de una inversión estratégica que aporta valor operativo y comercial a largo plazo.
