La cuenta atrás para la entrada en vigor del Documento Electrónico de Control Administrativo, DeCA, ha acelerado durante las últimas semanas la aparición de soluciones tecnológicas dirigidas a transportistas y cargadores que deberán adaptarse a la nueva obligación a partir del próximo 5 de octubre.
Sin embargo, a pocos días de la fecha señalada, una parte importante de las empresas todavía no está preparada. Una encuesta de Aecoc realizada entre 5.000 pymes señalaba recientemente que el 70% desconocía la entrada en vigor de la obligación y que el 75% aún no disponía de una herramienta para gestionar el nuevo documento electrónico.
Este retraso está provocando que numerosas compañías tengan que elegir una solución a contrarreloj, a peser de que la fecha de entrada en vigor se anunció hace varios meses, en un mercado en el que durante las últimas semanas se han multiplicado las propuestas dirigidas tanto a empresas transportistas como a cargadores.
La variedad no afecta únicamente a las funcionalidades. Fenadismer ha advertido este mes, después de analizar diferentes propuestas disponibles en el mercado, de diferencias de precio de hasta el 1.000% entre algunas herramientas y de la existencia de ofertas que podrían resultar insuficientes para cubrir las necesidades derivadas de la nueva normativa.
Diferentes soluciones para una misma obligación
La normativa no determina qué programa debe utilizarse para elaborar el DeCA. Lo que establece son los requisitos que debe cumplir el documento electrónico, de modo que cada empresa puede escoger la herramienta que considere más adecuada para generarlo y gestionarlo.
Esta libertad ha dado lugar a una oferta heterogénea, desde herramientas concebidas fundamentalmente para generar la documentación hasta soluciones integradas con los sistemas de gestión que utilizan habitualmente transportistas y operadores.
Precisamente ahí se encuentra una de las principales diferencias que deberán valorar las empresas. Buena parte de los datos necesarios para elaborar el DeCA, como transportista, vehículo, origen, destino, mercancía o expedición, ya están disponibles en los ERP o TMS utilizados por muchas compañías.
Una herramienta independiente puede obligar a introducir nuevamente esa información, mientras que una solución integrada puede automatizar parte del proceso. La elección, por tanto, no dependerá únicamente del precio, sino también del volumen de expediciones y del grado de integración que necesite cada compañía.
El propio funcionamiento del DeCA establece, además, unas condiciones concretas. El documento deberá generarse digitalmente mediante una aplicación informática y no será válido crear un documento en papel para posteriormente escanearlo o fotografiarlo.
El fichero deberá estar en formato PDF, tener un máximo de 5 MB e incorporar un código QR vinculado a una dirección web única desde la que los agentes puedan descargar directamente la documentación durante una inspección. El acceso tampoco podrá exigir credenciales, inicio de sesión ni pasos intermedios.
Una decisión a pocos días del cambio
Más allá de cumplir estas condiciones, las diferencias entre las soluciones se encuentran en aspectos como la automatización, integración y gestión posterior de los documentos.
Para una empresa con pocos portes, una herramienta sencilla puede ser suficiente. En cambio, para operadores que gestionan cientos o miles de expediciones, tener que duplicar información o mantener procesos paralelos puede convertir el cumplimiento de la nueva obligación en una carga administrativa adicional.
La proximidad del 5 de octubre está concentrando ahora buena parte de las decisiones. Miles de empresas deberán escoger en pocos días entre una oferta creciente, con modelos y precios muy diferentes, mientras el sector afronta la digitalización obligatoria de uno de los principales documentos administrativos del transporte por carretera.
