El 5 de octubre de 2026 es la fecha que muchas empresas de transporte por carretera en España tienen marcada en rojo: a partir de ese día, el Documento de Control Administrativo del transporte de mercancías (DeCA) debe estar implantado en formato digital y, además, no basta con escanear un original en papel ni con convertir un PDF al final del proceso, debe crearse digitalmente desde el principio, con garantías de integridad, trazabilidad y disponibilidad ante una inspección, y ahí es donde soluciones de confianza digital como las que ofrece Logalty empiezan a ser un factor operativo, no solo tecnológico.
Este cambio, desarrollado por la Resolución de 5 de junio de 2026 y enmarcado en el nuevo impulso normativo a la digitalización del transporte, obliga a revisar procesos cotidianos que antes se resolvían “con un documento en la guantera”. Ahora la pregunta práctica no es solo qué datos hay que consignar, sino cómo demostrar que el documento existía antes de iniciar el servicio y qué tipo de firma electrónica se necesita si el DeCA se usa con finalidad contractual.
En este contexto, Logalty, como prestador de servicios de confianza cualificado (QTSP) bajo el Reglamento eIDAS, aporta la seguridad jurídica y la prueba documental: sellado de tiempo, firma electrónica y custodia de pruebas con valor probatorio.
Qué es el DeCA y por qué importa en un control en carretera
El Documento de Control Administrativo (DeCA) acredita los datos esenciales de un transporte de mercancías por carretera: quién contrata y carga el envío, quién lo transporta, qué se transporta, dónde se recoge y entrega, y en qué fecha y vehículo se ejecuta el servicio. Se trata, en la práctica, del documento que permite a la Administración verificar en cualquier momento que el transporte tiene cobertura documental legítima, especialmente en inspecciones en carretera.
El DeCA deberá generarse digitalmente desde origen antes de iniciar el transporte.
Durante años, muchas organizaciones han gestionado esta obligación con soportes físicos o con PDFs generados a partir de papel. La novedad del nuevo marco es que el foco se desplaza: el documento pasa a ser obligatoriamente digital desde una fecha concreta, y el cumplimiento ya no se mide solo por “tener un documento”, sino por poder probar su origen, su integridad y su disponibilidad.
A quién afecta: transportistas, cargadores y el matiz clave en subcontratación
La obligación impacta a buena parte del ecosistema del transporte de mercancías por carretera: empresas de transporte, cargadores, operadores que organizan servicios y actores que intervienen en la cadena documental. Existen exclusiones como son el transporte privado, la paquetería de última milla e internacional no-cabotaje. Sin embargo, la obligación real de emitir el DeCA se concentra en dos figuras que conviene diferenciar bien:
- El transportista efectivo, que responde de los elementos ligados a la ejecución del transporte, en particular la matrícula del vehículo y la fecha de ejecución del transporte en cuestión.
- El cargador contractual, que asume la responsabilidad de que consten correctamente el nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual; el nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo; el lugar de origen y destino del envío objeto del transporte y la naturaleza y el peso de la mercancía transportada (o, si el peso exacto es difícil de determinar, una magnitud alternativa que lo describa de forma verificable).
En cadenas de subcontratación habituales del sector, puede haber intermediación entre transitarios u operadores, estos actores intermedios no están obligados a emitir el DeCA; la responsabilidad de emisión se mantiene en torno al cargador contractual y al transportista efectivo.
En la práctica, cuando intervienen distintos transportistas efectivos en diferentes tramos, cada segmento requiere su propio documento, aunque los sistemas puedan vincularlos con un identificador común para asegurar la trazabilidad global.
Respecto al nivel de firma necesario, mientras que un sello de tiempo de compañía resulta suficiente en muchos escenarios básicos, el uso del DeCA con finalidad contractual exige firmas electrónicas avanzadas (AdES) o cualificadas (QES) por las partes correspondientes. En este sentido, aunque el marco actual no obliga a que el documento tenga carácter contractual en 2026, sí fija las exigencias mínimas si se utiliza con ese fin.
Qué debe contener el DeCA: datos mínimos y un QR verificable
El contenido mínimo del documento de control administrativo ya estaba regulado por la Orden FOM/2861/2012, que define qué campos esenciales deben constar para que el documento cumpla su función de control.
Entre ellos figuran, de forma resumida: identificación del cargador contractual y del transportista efectivo, origen y destino del envío, naturaleza y “peso o magnitud” de la mercancía, fecha de realización del transporte y matrícula del vehículo (y, si procede, del conjunto articulado).
En el nuevo enfoque digital, además, cobra especial relevancia que el documento incorpore mecanismos que faciliten la verificación en inspección, como un código QR que permita comprobar la autenticidad y consistencia de los datos en el momento del control, sin depender de interpretaciones manuales o copias dudosas.
El cambio real: el DeCA debe “nacer” digital
El punto que más fricción puede generar en la implantación no es la lista de campos, sino la exigencia de origen “nativo digital”. En la práctica, esto obliga a modificar flujos habituales: si una empresa sigue generando el DeCA en papel para luego escanearlo, ese documento no cumple el requisito. La creación debe ser digital desde el inicio, con un fichero electrónico generado antes de que el transporte arranque.
Esto afecta tanto a pequeñas flotas como a grandes operadores, porque el riesgo de incumplimiento no está solo en no tener el documento, sino en no poder probar cuándo se creó y con qué garantías.
La confianza digital permite acreditar cuándo se creó el DeCA y garantizar su integridad.
La nueva exigencia técnica se resume en dos preguntas que cualquier responsable de transporte, calidad o compliance se hará en septiembre de 2026:
1) Cómo demuestro que el DeCA existía antes de prestar el servicio
La norma exige registrar fecha y hora de creación del fichero electrónico para acreditar que el DeCA se generó antes del inicio del transporte. En este esquema, Logalty emite certificados cualificados de sello de tiempo (QTSA/TSA) para “sellar” el documento y dejar constancia fehaciente del momento de creación.
2) Qué firma electrónica necesito si el DeCA se usa con finalidad contractual
Si el documento tiene carácter contractual, el requisito mínimo pasa por una firma electrónica avanzada (AdES) o una firma electrónica cualificada (QES), en línea con el Reglamento eIDAS y cumplir con el TRLGDCU. Desde un punto de vista operativo, esto abre dos frentes: disponer del método de firma correcto y gestionar certificados si los firmantes no los tienen.
Logalty plantea su servicio de firma electrónica certificada, que genera evidencias sobre qué se firma, cuándo y con qué método, y la posibilidad de emitir certificados para distintos perfiles (por ejemplo, persona física vinculada, representante legal o autónomos) cuando sea necesario.
Qué aporta Logalty en este escenario
En un entorno donde el documento debe ser digital desde origen y debe soportar inspección, controversia o auditoría, el papel del tercero de confianza gana peso. Un prestador cualificado de servicios de confianza bajo el reglamento de la Unión Europea: eIDAS, sometido a supervisión y con servicios que, cuando son cualificados, generan efectos jurídicos específicos y reconocimiento en el marco europeo.
Logalty se posiciona precisamente en esa capa: no como un proveedor de software de gestión documental, sino como una entidad que puede aportar servicios de confianza cualificados -como sellado de tiempo, firma y generación de evidencias- para reforzar la robustez probatoria del ciclo documental del DeCA.
Logalty aporta sellado de tiempo, firma electrónica y evidencias con valor probatorio.
Hay un matiz importante para responsables de operaciones: muchas plataformas pueden “generar un documento”. La diferencia aparece cuando hay que demostrar, con garantías verificables, qué existía, cuándo existía, quién intervino y con qué método. Esa es la lógica de la confianza digital.
Con el 5 de octubre de 2026 a la vuelta de la esquina, el reto es doble: cumplir y, además, poder demostrar el cumplimiento de forma simple, repetible y auditable.
Accede a la web de Logalty para conocer más información y detalle técnico sobre el DeCA digital y los requisitos que desarrolla la resolución: https://www.logalty.com/2026/09/17/deca-digital-empresas-transporte-obligatorio-octubre-2026/